書面溝通是高效管理的好習慣
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- 來源：中華名師網
- 2015-03-31
徐振宇
文章
書面溝通是高效管理的好習慣
早年在一家美歐合資的大型企業工作，這家企業很特別，所有的工作溝通，包括工作匯報、工作面談，工作會議等等，一律要求書面記錄、簽字確認。剛進入這家企業的時候，我是百般不適應，覺得過多過頻的書面溝通沒必要，可當若干年因不得已的原因離開這家企業后，才漸漸發現，那一句“沒有記錄就沒有發生”的真諦，在管理上是多么受用。
作為經常給企業中高層管理者講授管理技能與溝通技巧的溝通內訓講師，我深深感覺到大多數企業管理者在與員工溝通中的困惑：溝通渠道通暢，但溝而不通。作為管理者，溝通能力大多不是問題，可是溝通過的事項在下屬沒有得到執行時，他才發現，員工要么忘記了具體事項，要么不關注執行標準，甚至根本就不記得曾經的溝通了。所以我每當學員問到我關于工作溝通的問題，我少不了告訴他們，“一定要養成書面溝通的習慣”。
說起來容易，做起來就不簡單，多年的培訓與咨詢經驗，分享如下：
1、溝通不是一過性的，沒有記錄有效延續
我們都做過下屬，我們都有親身體會，上司的豐富語言詞匯能讓你非常明確并領悟的要求和標準是有多么不容易；作為下屬，不少人同事用很隨意的一句話表達的很正式的內容會有多大程度引起你的關注。所以，相對書面的溝通信息，對于你的工作溝通過程準確記錄，對于與各級同事的工作交往準確性和依據性，都是不可或缺的。
2、溝通是信息的傳導，沒有信息的準確就沒有溝通的高效
近些年流行執行力的觀點。但是，我在2000年及以前培訓實踐的調查中發現，大多數學員喜歡談到執行力的話題，卻不能準確理解什么是執行力，更也不清楚怎么提升執行力？怎么做好執行？實際上，執行力就是所以可以提升管理目標達成的能力。我建議大家，從微細的工作細節開始開始累積自己的執行水平，提升自己的結果能力，而確保溝通信息的準確傳播，養成書面溝通與記錄的習慣就是非常可行的選項之一。
其次，溝通過程就是付出與收益的平衡，是利益的博弈。往往是沒有書面記錄，就沒有“責任效應”，造成“口說無憑”的溝而不暢，通而無益的后果。
或許，我們總是認為，信任很重要，工作都要求書面化，會不會影響信任的問題。事實上，信任與書面的溝通化是無關的。在這里，我們可以與大家分享一點書面溝通技巧：
1、利用多渠道進行工作書面化
一般來說，所謂書面化，就是指白紙黑字，當然這是最有效的書面方式。但由于不同的溝通需要，有時候，一個短信、一個QQ信息甚至是一個微博留言都可以是工作書面溝通的形式。
2、幫助上司進行命令的書面化
有很多企業家、總經理等企業高層干部都是喜歡用口頭或者電話來溝通工作的。而我要求我的學員，企業的管理者們，接到任務后能夠要老板或直屬上司當場確認的，立即起草一個正式文件由老板確認，不能當場確認的，第一時間讓老板確認，一來，可以正式得到上司確認內容，防止，你執行了以后口說無憑；二來，也給領導一個反思的時間，思考一下，防止瞬間決策產生錯誤。這樣幾年下來，從來沒有出現與上司之間溝通不到位的現象。
2、少開沒有主題沒有目標的會議
很多領導很喜歡給下屬講自己的感覺與觀點，一有想法，就將下屬叫過來灌輸一通他的思想，然后自己又總是感覺下面的人執行力太差，但是將下面的人換了一茬也是這樣，周而復始，惡性循環。
那么，遇到這樣的現象，領導者就必須好好思考是不是給了下屬準確的信息，我曾經“逼著”一個老板改變他的習慣：不容許他開沒有事先準備的會議，所有會議都必須有材料準備，并提前知會給與會人員(當然，緊急事情除外)，會議上的決定一定要求下屬部門形成完成的方案，上報后確認，這樣通過一段時間以后，他就不再提沒有人執行他的想法的事情了。
3、不接受口頭的工作溝通
十多年前，筆者分管的某管理部門承擔很多其他部門需配合的事情，有電話的、有口頭的、聊天的信息，很多時候都容易產生遺漏、偏差，讓深受困繞的該部門經理十分郁悶，后來我給她出了一個主意：只接受正式的部門事務聯絡函，其他信息視為無效信息，果然，一段時間后，問題迎刃而解。
當然，部門事務聯絡函的設計與使用也是有考究的，筆者曾經處理過一個兩個部門的糾紛，行政部門要求策劃部門配合做一個噴繪設計，發了一個聯絡函給對方，對方也收下了，但是，過了很長時間沒有要到他想要的東西，就投訴到我那里，我叫他將部門事務聯絡函的原件拿來，一看：行政部門提交的要求是某時間內提交總經理審批，策劃部門按時提交了，但是總經理初審沒有通過，于是就耽擱了，于是，我只好對雙方各打50板：行政部門發出需求不明確，策劃部門接受需求不明確的信息導致工作失誤。
4、領導養成不隨口承諾的習慣。
我曾經的下屬可能都有一個習慣。由于我向來只承認書面簽署的意見，對于口頭答應的東西，我的觀點是口說無憑，所以大家都養成習慣，一定要有正式的報告申請，得到正式的批復才執行，當然，為了提高決策效率，手機信息、郵件也可以作為批復憑證。
通過方法，整個組織就可能形成好的工作習慣，起碼在信息溝通這個領域，影響執行力的程度就大大降低。
當然，我并不推崇本本主義，一味強調所有東西都要形而上學，對于一些思想觀點的溝通，非正式場合的交談，還是組織溝通的很好補充，并不能排除。
